疫情来袭 巧用“钉钉” 邮政科学研究规划院推进远程办公平台智能化建设
邮科院   2020-02-15   来源:邮政科学研究规划院

  为认真贯彻落实党中央和集团公司党组关于疫情防控的指示精神和工作要求,减少人员集中带来的疫情隐患,推动各项工作扎实有序开展,做到疫情防控与科研工作两不误,邮政科学研究规划院巧用“钉钉”办公软件,创新推进远程办公平台建设,实现远程办公智能化,铸造防御疫情的坚实阵地。

  一、构建远程办公“四个在线”

  面对疫情带来的人员隔离和信息阻塞,邮科院利用“钉钉”,优化沟通方式、构建协同机制,实现办公场景从实地向虚拟、从纸质向数字、从传统向智能化飞跃的变革,确保疫情期间各项工作组织在线、沟通在线、业务在线、协同在线。

  一是组织在线。邮科院依托“钉钉”将全院组织体系虚拟化,构建出权责清晰、扁平可视化的线上组织架构。院防疫工作领导小组和各部门可通过“钉钉”,在线组织动员全院240多名干部职工,全面统筹部署疫情防控和科研工作,真正做到指挥在线、调度在线、工作在线、即时响应。

  二是沟通在线。邮科院利用“钉钉”视频会议功能,实现“现场化”远程沟通。自全面复工复产以来,全院已通过“钉钉”视频召开大小会议100余次,包括全院及各部门大小工作会议、《十四五”邮政基础设施建设方案》《代理金融客户结构研究》《自主航空邮件时限提升方案研究》等科研项目讨论会、院纪委关于2020年纪检工作研讨会、“蚂蚁分工”远程培训等会议活动。视频会议共享桌面功能确保参会人员能实时接收第一手会议信息,如亲临现场般参与会议讨论,避免了传统远程会议和沟通过程中的信息损耗。同时,邮科院利用“钉钉”对话中确认对方接收功能自动形成了远程交流闭环,保障各项工作及时交办,有效落实,丝毫没有耽误科研项目进展。

  三是协同在线。邮科院通过钉钉视频、语音、对话等功能将远程办公的各部门化零为整,促进各部门、各项目组、员工之间深度协同、实时对接,各项任务之间协调有序,高效运转,实现全院跨部门的高效协同。

  四是业务在线。为规范疫情期间工作效率和纪律,强化远程业务管控和行为管理,邮科院不断推进业务流程在线化、工作行为透明化,在“钉钉”上开发了“考勤打卡”功能,实现“现场化”远程办公,严格把控日常办公秩序和作息时间;全员应用蚂蚁分工,实现科研任务精准分配和全线透明的闭环管理,保障科研项目科学有序推进;并利用“钉钉”手写签字审批的功能解决了远程签字的难题,通过开发“督办提醒”“会议申请”“周计划报送”“新媒体审核发布”“用车申请”“微投票”“盖章用印申请单”等30余项在线业务程序,将办公逐渐从现场转变为虚拟,从纸质转变为数字,从人工转变为智能。

  目前邮科院日常办公场景的人、事、物之间各个环节链条正在逐步打通,基本实现了“零接触”办公和智能协同的闭环管理。各部门之间信息共享、流程互通,提高了全院各要素的协同效率和精准度,有效解决了全院整体流程优化需求和碎片化供给之间的矛盾。

  二、建立疫情信息的实时处理平台

  自2月3日迎来全面复工以来,为全面准确掌握全院疫情信息,真正做到情况清、底数明、数据准,全面覆盖、不漏一人,邮科院第一时间在钉钉开发“健康日报”程序,形成了健康日报跟踪机制。测体温、报送健康情况、工作方式,已成为每天常态的开工方式。邮科院利用“钉钉”智能化填报和信息处理功能,实时采集全院干部职工健康情况、假期动态等信息,全面摸排12月底以来有武汉接触史的人员信息,每天密切全院及物业人员健康状况,一键提醒未健康打卡人员,并对所有人员健康情况逐一造册建档,大大节约了传统填报汇总的人力物力。办公室通过“钉钉”“健康日报”功能,在全院建立了疫情实时监督和管理的数字化、智能化疫情处理平台,为我院高效严密地落实疫情“零报告”、“日报告”制度提供了有力的支撑。

  三、建立疫情宣传和舆情监督阵地

  为提高全院疫情防控认识水平,将思想的觉悟转为高度自觉的行动上,邮科院充分发挥“钉钉”四个在线,从全院到各部门全面组建疫情宣传和舆情监督线上阵地。院工作领导小组和各部门通过“钉钉”第一时间传达集团公司关于疫情防控的相关文件精神和新闻报道,及时向员工科普疫情防控和相关法律法规知识,实时关注员工思想和舆论动态,保障院内防疫舆情工作健康发展,形成疫情抗击思想合力,真正将全院对疫情防控的觉悟武装到了最后一颗牙齿,保障全院全力打好疫情防控的舆论宣传战,占领意识形态主动权。

  当前疫情防控正处于关键时期。“钉钉”办公软件的应用,是邮科院创新性推进全院远程办公数字化、智能化的一次有效探索,让移动办公真正融入到日常各项工作中,做到防疫和科研工作两不误。下一步,邮科院将继续发挥“钉钉”智能远程办公的科技优势,将更多科研和行政工作纳入进来,不断完善数字化、智能化建设,高效有序调度复产复工工作,不断巩固防疫阵地,助力全院防疫期间各项工作扎实高效开展。

编辑:邮政科学研究规划院 办公室